پیش از جلسه ایده پردازی تیمی، سؤال را روشن کنید.
«برای بهترشدن کسب‌وکار چه کنیم؟» دامنه بسیار گسترده‌ای دارد.
پرسشی مثل «چگونه اطلاعات موردنیاز مشتری را پیش از اولین تماس در اختیارش بگذاریم؟» نقطه شروع روشن‌تری ایجاد می‌کند.
پیش از جلسه، این موارد را برای اعضا بفرستید:
- مسئله و دلیل اهمیت آن
- اطلاعات موجود
- محدودیت‌های قطعی
- خروجی مورد انتظار جلسه
همچنین روشن کنید جلسه برای تولید گزینه است یا تصمیم نهایی. اگر تصمیم‌گیرنده شخص مشخصی است، از ابتدا بگویید پیشنهادها چگونه بررسی خواهند شد.
قواعد کوتاه جلسه را توافق کنید
در راهنمای ایده‌پردازی IDEO.org، به تعویق‌انداختن قضاوت، ساختن بر ایده دیگران، حفظ تمرکز و شنیدن یک گفت‌وگو در هر لحظه پیشنهاد شده است. منبع: قواعد ایده‌پردازی، IDEO.org
می‌توانید این قواعد اجرایی را با تیم توافق کنید:
- ابتدا پیشنهاد را ثبت می‌کنیم؛ ارزیابی در مرحله مشخص انجام می‌شود.
- برای فهم ایده سؤال می‌پرسیم.
- نقد متوجه پیشنهاد است، نه شخصیت پیشنهاددهنده.
- صحبت یکدیگر را قطع نمی‌کنیم.
- امکان ارائه ایده به‌صورت نوشتاری هم وجود دارد.
توافق روی قواعد، به پیگیری تسهیلگر نیاز دارد؛ صرف خواندن آن‌ها کافی نیست.
یک الگوی پیشنهادی برای جلسه ۴۵ دقیقه‌ای
این زمان‌بندی، پیشنهاد اجرایی است و باید با تعداد افراد و پیچیدگی موضوع تنظیم شود.
| زمان | فعالیت | خروجی |
|---|---|---|
| ۵ دقیقه | مرور مسئله و قواعد | برداشت مشترک از موضوع |
| ۷ دقیقه | نوشتن فردی ایده‌ها | پیشنهادهای اولیه |
| ۱۲ دقیقه | اشتراک نوبتی | ثبت دیدگاه‌های افراد |
| ۸ دقیقه | روشن‌کردن و ترکیب پیشنهادها | گزینه‌های قابل فهم |
| ۸ دقیقه | بررسی با معیارهای مشترک | فهرست کوتاه |
| ۵ دقیقه | تعیین قدم بعدی | مسئول و زمان پیگیری |
ابتدا فرصت فکرکردن فردی بدهید
از هر نفر بخواهید هر ایده را روی یک برگه یا یادداشت جدا بنویسد. در این بخش، لازم نیست افراد منتظر نوبت صحبت بمانند.
برای کاهش جهت‌دهی اولیه، مدیر می‌تواند پیشنهاد خودش را پس از شنیدن ایده‌های دیگران مطرح کند.
ایده‌ها را نوبتی بشنوید
در هر دور، هر فرد یک پیشنهاد ارائه کند. کسی که آماده نیست می‌تواند از نوبت بگذرد و بعداً مشارکت کند.
تسهیلگر باید زمان صحبت را مدیریت کند و اجازه ندهد ارائه یک ایده به دفاع طولانی یا نقد فوری تبدیل شود.
پیش از ترکیب، معنای ایده را روشن کنید
دو پیشنهاد ظاهراً مشابه ممکن است تفاوت مهمی داشته باشند. پیش از ادغام، از پیشنهاددهندگان بخواهید منظورشان را توضیح دهند.
همه ایده‌ها را ثبت کنید تا پیشنهادهایی که فعلاً انتخاب نشده‌اند نیز قابل مراجعه باشند.
ارزیابی را با معیار انجام دهید
معیارها می‌توانند شامل ارتباط با نیاز، امکان آزمودن و منابع لازم باشند.
اگر از رأی‌گیری استفاده می‌کنید، آن را نشانه ترجیح گروه بدانید؛ رأی بیشتر به‌تنهایی اثبات نمی‌کند که ایده برای مشتری مفید است.
مثال فرضی: جلسه‌ای برای کاهش تماس‌های تکراری
تیمی می‌خواهد تعداد تماس‌های مربوط به وضعیت سفارش را کاهش دهد.
در بخش نوشتن فردی، کارشناس پشتیبانی پیشنهاد صفحه پیگیری می‌دهد، مسئول عملیات روی ثبت دقیق وضعیت تأکید می‌کند و همکار فروش پیشنهاد پیام تأیید سفارش را مطرح می‌کند.
در گفت‌وگو مشخص می‌شود صفحه پیگیری بدون اطلاعات به‌روز، مشکل را حل نمی‌کند. تیم تصمیم می‌گیرد ابتدا ثبت وضعیت و ارسال پیام مشخص را در یک دامنه محدود بررسی کند.
این سناریو نشان می‌دهد شنیدن دیدگاه‌های مختلف می‌تواند وابستگی میان ایده‌ها را آشکار کند.
پس از جلسه، چه چیزی را پیگیری کنیم؟
خلاصه جلسه باید مشخص کند:
- چه ایده‌هایی ثبت شدند؟
- کدام گزینه برای بررسی بیشتر انتخاب شد و چرا؟
- مسئول قدم بعدی کیست؟
- چه زمانی نتیجه مرور می‌شود؟
برای ارزیابی مشارکت نیز فقط تعداد صحبت‌ها را نشمارید. می‌توانید پس از جلسه بپرسید:
آیا فرصت کافی برای بیان یا ثبت دیدگاه خود داشتید؟ چه تغییری مشارکت شما را آسان‌تر می‌کند؟
تمرین پیشنهادی برای جلسه بعد
پیش از برگزاری، پاسخ این سه سؤال را بنویسید:
۱. افراد کم‌حرف از چه مسیری می‌توانند مشارکت کنند؟
۲. چه کسی گفت‌وگو را از موضوع خارج می‌کند و چگونه زمان را مدیریت خواهیم کرد؟
۳. پس از ثبت ایده‌ها، تصمیم بعدی چگونه گرفته می‌شود؟
برای هر سؤال، یک اقدام اجرایی تعیین کنید.
درباره مشارکت تیم خود گفت‌وگو کنیم
اگر در شنیدن دیدگاه‌ها، مدیریت گفت‌وگو یا مشارکت اعضای تیم با چالش روبه‌رو هستید، می‌توانیم در جلسه آشنایی رایگان ۳۰ دقیقه‌ای و آنلاین درباره موضوع و تناسب کوچینگ با نیاز شما صحبت کنیم.
