فهرست کارها با فهرست اولویت‌ها چه تفاوتی دارد؟
فهرست کارها نشان می‌دهد چه چیزهایی برای انجام وجود دارد. فهرست اولویت‌ها مشخص می‌کند اکنون کدام کارها باید سهم بیشتری از توجه و منابع شما بگیرند.
ممکن است بازطراحی سایت، استخدام نیرو، پیگیری مشتریان و اصلاح فرایند تحویل همگی ارزشمند باشند. اما قرارگرفتن همه آن‌ها در فهرست «بسیار مهم» هنوز به شما نمی‌گوید فردا صبح از کجا شروع کنید.
BDC در راهنمای برنامه اقدام پیشنهاد می‌کند به‌جای تهیه فهرستی جامع از تمام کارها، بر اقدام‌های کلیدی مرتبط با هدف کسب‌وکار تمرکز شود. منبع: راهنمای برنامه اقدام کسب‌وکار، BDC
پیش از انتخاب اولویت، سه چیز را روشن کنیم
۱. برای چه بازه‌ای تصمیم می‌گیریم؟
اولویت امروز با اولویت فصل آینده یکسان نیست. ممکن است تحویل یک سفارش، اولویت امروز باشد و اصلاح فرایند تحویل، اولویت ماه آینده.
برای شروع، بازه‌ای مشخص انتخاب کنید؛ مثلاً هفته آینده یا ماه پیش رو. سپس کارهایی را مقایسه کنید که واقعاً در همان بازه درباره آن‌ها تصمیم می‌گیرید.
۲. در این بازه، چه نتیجه‌ای مهم‌تر است؟
عبارت‌هایی مثل «رشد بیشتر» یا «بهبود عملکرد» را دقیق‌تر کنید.
برای نمونه:
- می‌خواهیم سفارش‌های عقب‌افتاده را تعیین تکلیف کنیم.
- می‌خواهیم علت کاهش خرید مجدد مشتریان را بهتر بشناسیم.
- می‌خواهیم اجرای یک فرایند مشخص، کمتر به حضور مستقیم مدیر وابسته باشد.
قرار نیست تمام نیازهای کسب‌وکار را به یک هدف محدود کنید؛ اما لازم است بدانید انتخاب‌های این دوره باید بیشتر به چه نتیجه‌ای کمک کنند.
۳. چه مقدار ظرفیت واقعی داریم؟
زمان خود و تیم را پس از درنظرگرفتن تعهدهای جاری بررسی کنید. همه ساعت‌های کاری برای پروژه‌های تازه آزاد نیستند.
بپرسید:
اگر این کار را شروع کنیم، چه کسی واقعاً زمان انجام آن را دارد و کدام فعالیت باید جابه‌جا شود؟
در این بررسی، از افرادی که قرار است کار را اجرا کنند نیز نظر بگیرید.
کارها را با چه معیارهایی مقایسه کنیم؟
جدول زیر یک چارچوب پیشنهادی برای گفت‌وگو درباره اولویت‌هاست. لازم نیست برای هر کار امتیاز عددی بسازید؛ پاسخ روشن به پرسش‌ها می‌تواند برای مقایسه اولیه کافی باشد.
| معیار | پرسش راهنما |
|---|---|
| ارتباط با هدف | این کار چگونه به نتیجه موردنظر این دوره کمک می‌کند؟ |
| پیامد تأخیر | اگر فعلاً انجام نشود، چه اتفاق مشخصی می‌افتد؟ |
| زمان و منابع | انجام آن به چه میزان زمان، مهارت و همکاری نیاز دارد؟ |
| وابستگی‌ها | آیا کار دیگری منتظر انجام این فعالیت است؟ |
| اطمینان به اثر | برای مفیدبودن آن چه شواهدی داریم و چه چیزی هنوز فرض است؟ |
تعهدهای قطعی و مسائل حساس را ابتدا جدا بررسی کنید؛ ممکن است زمان رسیدگی به آن‌ها قابل مذاکره نباشد. سپس درباره ظرفیت باقی‌مانده تصمیم بگیرید.
یک روش پیشنهادی برای انتخاب اولویت‌ها
گام اول: کارهای پراکنده را در یک فهرست جمع کنید
درخواست‌های داخل پیام‌ها، کارهای ناتمام و ایده‌های تازه را در یک محل ثبت کنید.
هر مورد را تا حد ممکن مشخص بنویسید. «رسیدگی به مشتریان» مبهم است؛ «بررسی علت تأخیر پاسخ به درخواست‌های مشتریان» موضوع روشن‌تری برای تصمیم‌گیری است.
گام دوم: کارهای بزرگ را به اقدام قابل بررسی تبدیل کنید
مقایسه «توسعه کسب‌وکار» با «تماس با یک مشتری» دشوار است؛ این دو در یک سطح نیستند.
اگر پروژه‌ای بزرگ است، قدم بعدی آن را مشخص کنید. برای مثال، به‌جای «ورود به بازار جدید» بنویسید:
جمع‌آوری اطلاعات اولیه درباره نیازهای یک گروه مشخص از مشتریان.
اکنون می‌توانید منابع و زمان لازم برای همین قدم را بررسی کنید.
گام سوم: با معیارهای مشترک مقایسه کنید
برای هر کار، به پرسش‌های جدول پاسخ دهید. اگر پاسخ‌ها عمدتاً حدس هستند، ممکن است قدم اول شما جمع‌آوری اطلاعات باشد.
برای مثال، پیش از اجرای تبلیغات بیشتر، شاید لازم باشد بدانید مشکل فعلی کمبود درخواست است یا ناتوانی در پاسخ‌گویی به درخواست‌های موجود.
گام چهارم: برای کارهای انتخاب‌نشده هم تصمیم بگیرید
هر کاری که اکنون اولویت ندارد، نباید در وضعیتی مبهم باقی بماند. مشخص کنید:
- در زمان دیگری بررسی می‌شود.
- به فرد مناسب واگذار می‌شود.
- پیش از تصمیم به اطلاعات بیشتری نیاز دارد.
- فعلاً کنار گذاشته می‌شود.
اگر کاری را به تعویق می‌اندازید، زمان یا شرط بازبینی آن را بنویسید. «بعداً» به‌تنهایی برنامه نیست.
گام پنجم: انتخاب را به برنامه تبدیل کنید
برای هر اولویت، خروجی، مسئول، موعد و منابع لازم را مشخص کنید. راهنمای BDC نیز این موارد و روش پیگیری را از اجزای برنامه اقدام می‌داند. منبع: تدوین برنامه اقدام، BDC
| اولویت | خروجی مورد انتظار | مسئول | موعد مرور |
|---|---|---|---|
| بررسی تأخیر در تحویل | شناسایی علت‌های اصلی از روی سفارش‌های اخیر | مسئول عملیات | پایان هفته |
| اصلاح یک مرحله مشکل‌دار | اجرای محدود تغییر و ثبت نتیجه | فرد تعیین‌شده | پس از دوره آزمایشی |
این جدول نمونه است؛ تعداد اولویت‌ها را متناسب با ظرفیت واقعی خود انتخاب کنید.
مثال فرضی: تبلیغات بیشتر یا اصلاح فرایند تحویل؟
صاحب یک کسب‌وکار خدماتی سه پیشنهاد پیش رو دارد:
- افزایش تبلیغات
- بازطراحی سایت
- اصلاح فرایند تحویل سفارش
هر سه پیشنهاد می‌توانند مفید باشند. اما در این سناریوی فرضی، چند سفارش با تأخیر تحویل شده و تیم برای رسیدگی به سفارش‌های فعلی با مشکل روبه‌رو است.
او و تیمش ابتدا اطلاعات سفارش‌های اخیر را بررسی می‌کنند. بر اساس یافته‌های این مثال، تصمیم می‌گیرند اصلاح یک مرحله از فرایند تحویل را در اولویت بگذارند. درباره افزایش تبلیغات پس از مرور ظرفیت اجرا تصمیم خواهند گرفت.
این انتخاب برای همه کسب‌وکارها مناسب نیست. اگر مسئله اصلی کسب‌وکاری کمبود تقاضا باشد و ظرفیت خالی داشته باشد، ترتیب بررسی گزینه‌ها ممکن است متفاوت شود.
اولویت به شرایط و شواهد وابسته است؛ نام جذاب یک پروژه، دلیل کافی برای جلو انداختن آن نیست.
اگر کار فوری تازه‌ای رسید، چه کنیم؟
پیش از تغییر برنامه، این چهار پرسش را بررسی کنید:
۱. مهلت واقعی این درخواست چیست؟
۲. پیامد تأخیر دقیقاً چیست؟
۳. آیا رسیدگی به آن نیازمند حضور من است؟
۴. اگر آن را وارد برنامه کنیم، کدام کار جابه‌جا می‌شود؟
اگر تغییر لازم بود، آن را به افراد درگیر اطلاع دهید. کسی که موعد تحویلش تغییر کرده یا به خروجی شما وابسته است، باید از تصمیم تازه آگاه شود.
تمرین پیشنهادی: مرور اولویت‌های هفته
فهرست کارهای هفته آینده را بنویسید و برای هر مورد این جدول را تکمیل کنید:
| کار | کمک به هدف این هفته | پیامد تعویق | تصمیم فعلی |
|---|---|---|---|
| [کار مشخص] | [توضیح کوتاه] | [پیامد واقعی یا نامشخص] | [انجام، واگذاری، تعویق یا بررسی بیشتر] |
سپس درباره کارهای منتخب پاسخ دهید:
- زمان اجرای آن‌ها کجای برنامه قرار می‌گیرد؟
- چه کاری را برای ایجاد این زمان جابه‌جا می‌کنم؟
- چه کسی باید از این تصمیم مطلع شود؟
- چه زمانی نتیجه را مرور می‌کنم؟
در پایان هفته، فقط تعداد کارهای انجام‌شده را نشمارید. بررسی کنید کدام نتیجه مهم پیش رفته و چه چیزی مانع اجرای انتخاب‌های شما شده است.
چرا گاهی اولویت‌ها را می‌دانیم، اما دنبال نمی‌کنیم؟
ممکن است مسئله اصلی، انتخاب کار مهم نباشد. شاید پاسخ‌دادن به درخواست‌ها برایتان آسان‌تر از شروع یک کار دشوار باشد؛ یا نگران باشید با نه‌گفتن، رابطه‌ای آسیب ببیند.
این‌ها فرض‌هایی برای بررسی‌اند، نه توضیح قطعی رفتار شما.
پرسشی که پیشنهاد می‌کنم از خود بپرسید این است:
وقتی از اولویت خود فاصله می‌گیرم، دقیقاً چه چیزی باعث تغییر تصمیم من می‌شود؟
یک موقعیت واقعی را مرور کنید. شاید به اطلاعات بیشتر، مرزبندی روشن‌تر، حمایت یا تغییر برنامه نیاز داشته باشید.
درباره اولویت‌های کسب‌وکار خود گفت‌وگو کنیم
اگر میان کارهای روزمره، درخواست‌های دیگران و برنامه‌های رشد مانده‌اید، می‌توانیم در جلسه آشنایی رایگان ۳۰ دقیقه‌ای و آنلاین درباره این چالش و مناسب‌بودن کوچینگ برای بررسی انتخاب‌ها و اولویت‌های شما گفت‌وگو کنیم.
