دقیقاً درباره چه چیزی تصمیم می‌گیریم؟
پیش از جست‌وجوی اطلاعات بیشتر، صورت تصمیم را بنویسید.
«باید وضعیت تیم را بهتر کنم» هنوز یک تصمیم مشخص نیست. می‌توان آن را دقیق‌تر کرد:
آیا برای پاسخ‌گویی به درخواست‌های مشتریان، فرد جدیدی جذب کنیم یا ابتدا تقسیم کار فعلی را تغییر دهیم؟
حالا می‌توانید گزینه‌ها، هدف و اطلاعات لازم را بررسی کنید.
در رویکرد تصمیم‌گیری ساختاریافته، روشن‌کردن مسئله، هدف‌ها، گزینه‌ها و پیامدهای آن‌ها، مبنای بررسی تصمیم است. منبع: مراحل تصمیم‌گیری ساختاریافته
اطلاعات را در سه گروه بنویسید
برای شروع، یک جدول ساده بسازید:
| گروه | مثال |
|---|---|
| آنچه می‌دانیم | تعداد درخواست‌های ثبت‌شده و زمان فعلی پاسخ‌گویی |
| آنچه فرض می‌کنیم | اضافه‌شدن یک نفر، مسئله تأخیر را حل می‌کند |
| آنچه هنوز نمی‌دانیم | چه مقدار از تأخیر ناشی از کمبود نیرو و چه مقدار ناشی از فرایند است |
این تفکیک کمک می‌کند حدس‌ها را به‌جای واقعیت به کار نبرید.
اگر اطلاعاتی دارید، کیفیت آن را هم بررسی کنید. داده‌های قدیمی، ناقص یا مربوط به موقعیتی متفاوت، ممکن است برای تصمیم فعلی کافی نباشند.
کدام ابهام ارزش بررسی بیشتری دارد؟
همه سؤال‌های بی‌پاسخ، اهمیت یکسانی ندارند. برای هر ابهام بپرسید:
- اگر پاسخ آن متفاوت باشد، آیا گزینه ترجیحی من تغییر می‌کند؟
- آیا می‌توانم پیش از موعد تصمیم، پاسخ قابل اتکایی پیدا کنم؟
- هزینه بررسی آن چیست؟
- اگر بدون پاسخ تصمیم بگیرم، چه پیامدی ممکن است داشته باشد؟
در راهنمای تصمیم‌گیری ساختاریافته نیز بر روشن‌کردن عدم‌قطعیت‌های مرتبط با انتخاب تأکید شده است. منبع: بررسی عدم‌قطعیت
به‌جای یک پیش‌بینی، چند وضعیت را بررسی کنید
برای گزینه‌های مهم، فقط شرایط مطلوب را تصور نکنید. بپرسید:
- اگر نتیجه مطابق انتظار باشد، چه می‌شود؟
- اگر کمتر از انتظار باشد، چه می‌شود؟
- اگر اجرای کار به تأخیر بیفتد، چه چیزی تغییر می‌کند؟
لازم نیست بدون شواهد، احتمال عددی بسازید. ابتدا پیامدها و فرض‌های هر وضعیت را روشن کنید.
سپس بررسی کنید آیا انتخاب شما در شرایط متفاوت همچنان قابل قبول است یا به تحقق یک فرض خاص وابسته است.
آیا می‌توان تصمیم را مرحله‌ای گرفت؟
بعضی تصمیم‌ها امکان اجرای محدود دارند. برای مثال، پیش از تغییر کامل یک فرایند، می‌توان بخشی از آن را در دامنه‌ای مشخص آزمود.
اما همه تصمیم‌ها برگشت‌پذیر نیستند. پیش از انتخاب مسیر آزمایشی، مشخص کنید:
- چه تعهدی ایجاد می‌شود؟
- چه هزینه‌ای قابل بازگشت نیست؟
- چه افرادی تحت تأثیر قرار می‌گیرند؟
- چه چیزی در پایان آزمون روشن خواهد شد؟
آزمون محدود زمانی مفید است که اطلاعات مرتبطی برای تصمیم بعدی تولید کند.
مثال فرضی: استخدام یا اصلاح فرایند؟
مدیر یک تیم با تأخیر در پاسخ‌گویی به مشتریان روبه‌رو است. تصور اولیه او این است که به نیروی بیشتری نیاز دارد.
پیش از تصمیم، تیم برای چند روز مسیر درخواست‌ها را ثبت می‌کند. در این سناریو مشخص می‌شود بخشی از زمان انتظار، مربوط به تأییدهایی است که فقط مدیر می‌تواند انجام دهد.
اکنون سؤال دقیق‌تر شده است:
چه مقدار از مشکل با روشن‌کردن اختیار همکاران قابل بررسی است و چه مقدار همچنان به ظرفیت بیشتر نیاز دارد؟
این یافته استخدام را رد نمی‌کند؛ مبنای دقیق‌تری برای مقایسه گزینه‌ها ایجاد می‌کند.
تمرین پیشنهادی: یادداشت تصمیم در ابهام
یک تصمیم فعلی را انتخاب کنید و بنویسید:
- تصمیم من: دقیقاً میان چه گزینه‌هایی انتخاب می‌کنم؟
- هدف: چه نتیجه‌ای برایم مهم است؟
- ابهام تعیین‌کننده: چه چیزی ممکن است انتخابم را تغییر دهد؟
- راه بررسی: چگونه اطلاعات مرتبط به دست می‌آورم؟
- موعد: تا چه زمانی بررسی را انجام می‌دهم؟
- بازبینی: پس از اقدام، چه زمانی نتیجه را مرور می‌کنم؟
در پایان بپرسید:
آیا اکنون به اطلاعات تازه نیاز دارم یا باید درباره پذیرفتن ابهام باقی‌مانده تصمیم بگیرم؟
درباره تصمیم خود گفت‌وگو کنیم
اگر با تصمیمی دشوار و اطلاعات ناقص روبه‌رو هستید، می‌توانیم در جلسه آشنایی رایگان ۳۰ دقیقه‌ای و آنلاین درباره موضوع شما و مناسب‌بودن کوچینگ برای بررسی آن گفت‌وگو کنیم.
